Redazionale 2° - 29 giugno 2006

scrivere per il web

l'ufficio stampa online

di Mariella Governo



Una sala stampa sul Web
Alcuni esempi italiani e internazionali
Siamo obbligati a creare un ufficio stampa online?
Verso i "rich press release"

"E ora che avevamo tutte le risposte ci hanno cambiato le domande..."
E’ proprio così: in tempi di web communications che ce ne facciamo di tutta la tecnica di ufficio stampa acquisita con fatica? Internet è un nuovo medium che mette in discussione tutto, ci costringe a studiare un nuovo alfabeto, a modificare le stesse relazioni abituali tra addetti stampa e giornalisti.
La storica “contrapposizione” tra giornalisti e comunicatori sulla rete si attenua. Le notizie sono in tempo reale per tutti e questa è la vera rivoluzione di Internet e il vero cambiamento nei rapporti tra comunicatori e giornalisti.

Una sala stampa sul Web
Sappiamo che l’ufficio stampa tradizionale è centrale nell’organigramma dell’impresa e colloquia solo con i giornalisti. Sono loro i primi, e spesso unici, destinatari delle notizie: è facile che i dipendenti di un’azienda apprendano di fusioni, esiti di trattative sindacali o lanci di nuovi prodotti dai media. Poche aziende – le più illuminate – inviano contemporaneamente ai dipendenti le notizie date alla stampa.
Nell'era del Web l'ufficio stampa perde i connotati di torre d’avorio dell’azienda e gli stessi rapporti con i giornalisti diventano più semplici.
La sezione "comunicati stampa" o "ufficio stampa" di un sito è parificata alle altre: "scende" al livello delle informazioni commerciali, finanziarie, pubblicitarie.
La password per accedere alla sezione "Stampa" di un sito è poco diffusa e in questa fase iniziale l’azienda preferisce aumentare il numero degli accessi piuttosto che selezionare il pubblico.
Oggi il vero cambiamento nei comunicati stampa e nelle notizie sta nella distribuzione. Qui tutto cambia concretamente e concettualmente.

Alcuni esempi italiani e internazionali
Per il momento aziende e istituzioni si limitano a caricare sul sito, quasi sempre sulla home page, una lunga lista di comunicati stampa nella sezione dal titolo omonimo.
Qualche volta il titolo della sezione è più evocativo, si chiama Ufficio stampa o – se l’azienda è una multinazionale - Virtual Press Office o News Room. Ma in entrambi i casi si rimane un po’ delusi perché il contenuto è uguale al primo esempio: una lunga lista di comunicati stampa, a volte solo in lingua inglese, quella della casa madre.
Un ottimo esempio è il bel sito di Palazzo Chigi, con testi curati e aggiornati in tempo reale.
Merloni ha sperimentato un ufficio stampa più articolato: insieme all’elenco dei comunicati stampa ci sono sezioni dedicate agli eventi a cui l’azienda partecipa e una dove i giornalisti possono scaricare le immagini, consultabile solo con la password.
A livello internazionale sono da imitare per la struttura e per lo stile la Newsroom di Procter & Gamble e quella della EDS. Entrambi i siti sono navigabili senza password.

Siamo obbligati a creare un ufficio stampa online?
La stessa domanda vale per la creazione di un sito. Prima di tutto bisogna chiedersi: ne ho bisogno? Ho le risorse per tenerlo aggiornato? Ho formato sullo stile del Web le persone che vi lavorano? I giornalisti cui mi rivolgo usano Internet?
Non è quindi obbligatorio, mentre lo è l’uso corretto della posta elettronica per inviare i comunicati stampa. E’ anche più facile ed economico.
Un buon servizio di cui tenere conto è l’utilizzo di un’agenzia di distribuzione di comunicati stampa che – a costi contenuti – vi dà la possibilità di inviare il vostro comunicato stampa a un’ampia mailing di giornalisti interessati al vostro tipo di notizia. L’unico esempio in Italia, che fa capo all’agenzia di stampa Adn Kronos, è www.immedia.it.

Verso i "rich press release"
Anche i comunicati stampa subiscono il processo di mediamorfosi. Secondo Steve Outing (consiglio di leggere la sua rubrica settimanale Stop the Presses! all’indirizzo www.mediainfo.com), i comunicati stampa stanno entrando in una nuova era: quella dei "rich press release" o "smart news releases". Grazie alle possibilità di Internet, le parole delle news diventano immagini con l’aggiunta di foto, audio e video, voce, grafici e slide di presentazioni. Il comunicato si apre all’infinito e offre al giornalista un’informazione multimediale sul prodotto o sull’azienda.
Ottimi esempi di "rich press release" sono visibili all’indirizzo dell’agenzia statunitense di distribuzione comunicati www.businesswire.com. In Italia non sono ancora diffusi perché dobbiamo superare i limiti tecnologici, ma sono certa che in poco tempo potranno diventare strumenti consueti nel nostro lavoro.
E diciamolo pure, molto più divertenti.

Ufficio stampa
Come gestire i rapporti con i mezzi di comunicazione di massa
L'ufficio stampa è la struttura che si occupa dell'informazione da destinare all'esterno dell'organizzazione cioè dell'attività di comunicazione ai mezzi di informazione di massa.

Cosa fa un ufficio stampa
La funzione principale di questo ufficio è quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall'interno dell'ente/organizzazione verso gli organi di informazione.
I suoi principali interlocutori sono i mass media: quotidiani, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.

L'ufficio stampa svolge molteplici attività quali:
-organizzare la raccolta e l'archiviazione della documentazione di base inerente l'organizzazione (il piano di comunicazione, le strategie di sviluppo dell'ente, informazioni sui prodotti o servizi erogati, biografie, profilo storico, foto e immagini, video, ecc.);
-rassegna stampa quotidiana, elaborazione dossier tematici,
-verificare fonti, notizie, riferimenti all’attività e reperire documentazione;
-curare una serie di rapporti personali con giornalisti, addetti stampa, personaggi della politica, del sindacato, della cultura quali destinatari dell'informazione;
-promuovere e organizzare particolari eventi, conferenze e manifestazioni;
-individuare i punti di forza dell'organizzazione utili alla promozione della stessa.


Gli strumenti operativi di un ufficio stampa
La necessità di dotarsi di un'adeguata strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il lavoro dell'ufficio stampa: computer, telefono, fax, fotocopiatrice, televisore, registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di stampa, elenchi aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali, elenchi telefonici.
E' importante adeguare la struttura tecnica a quella operativa.

Chi lavora nell'ufficio stampa
Secondo l'art.9 comma 3 della legge 150/2000: ''L’ufficio stampa è diretto da un coordinatore, che assume la qualifica di capo ufficio stampa, il quale, sulla base delle direttive impartite dall’organo di vertice dell’amministrazione, cura i collegamenti con gli organi di informazione, assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni da fornire nelle materie di interesse dell’amministrazione".


Gli strumenti utilizzati dall'ufficio stampa per comunicare

SCRITTI VISIVI
articoli foto e immagini
comunicato stampa conferenza stampa




Bibliografia

* Levi Nicoletta Poligoni irregolari - la struttura di coordinamento e la funzione di comunicazione nelle amministrazioni pubbliche italiane URPdegliURP Reggio Emilia 2004
* Oliveri Luigi Varato il regolamento per gli URP e gli Uffici Stampa Articolo di Pubblic@ndo 24/08/2001
* Rovinetti Alessandro Diritto di parola. Strategie, professioni, tecnologie Il Sole-24 Ore Milano 2000
* Spantigati F. I fondamenti della comunicazione Franco Angeli Milano 2004

Sitografia

* Comune di Ferrara_ufficio stampa
* Dipartimento per l'Innovazione e le Tecnologie - www.innovazione.gov.it
* Governo-http://www.governo.it
* Italia.gov - www.italia.gov.it/
* Rai_ufficio stampa