Problema doppioni menu a tendina

Buongiorno a tutti,
sono nuovissima del forum, ho cercato tra le varie discussioni una soluzione ma non sono ancora riuscita a risolvere il mio caso. Devo estrapolare da una serie (infinita) di fatture cartacee alcuni dati tra cui i prodotti acquistati, quanti kg/lt ne sono stati acquistati, il costo unitario e poi il totale. Per il momento i dati sono tutti relativi all'anno 2014 (ma probabilmente sarà poi usato anche per il 2015) L'azienda vuole vedere quanto è stato speso per il prodotto X e quanti Kg ne sono stati consumati. Mi è stato chiesto inoltre di distinguere in CATEGORIA (es. bevande), GENERE (es. birra), PRODOTTO (es. birra moretti).
Io ho creato in un foglio un DB in cui ho iniziato ad inserire i dati e in un secondo foglio una convalida dati che pesca dalle colonne CATEGORIA, GENERE, PRODOTTO e restituisce i valori richiesti. Ora, il menu a tendina presenta sia celle vuote che doppioni e vorrei eliminare entrambi.
Quello che stavo cercando di fare era creare una colonna nascosta (ma non so come si fa) accanto alle colonne su cui effettuare la convalida ed impostarla come origine dei dati; questa colonna però dovrebbe copiare automaticamente i record a mano a mano che vengono inseriti e dovrebbe eliminare doppioni e celle vuote. Ma non ci riesco.
Ho visto che qualcuno propone le macro....io non le conosco e non so nemmeno dove dovrei inserirle.
Potete aiutarmi?
Grazie

PS non so come inserire l'allegato (forse, dato che sono nuova, non posso?)

Buona giornata, Sby.

sby79, scrive:

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... non so come inserire l'allegato (forse, dato che sono nuova, non posso?)

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Credo sia proprio così; puoi riprovare ad allegare il Tuo allegato, considerando che, se le dimensioni del File sono rilevanti, conviene proporlo come .zip

Anche se non è una mia prerogativa, consiglio di inserire, nella Firma, la versione di Excel che utilizzi.


A disposizione.

Buon Lavoro e buona serata.

Giuseppe

Grazie per la risposta,
io uso Windows 8 e Excel 2007 ma il file sarà usato su un Excel 2003 (quindi io lavoro con 2007 ma chi poi dovrà fare le interrogazioni avrà la versione più vecchia).
Allego il file, grazie!

Ciao Sby79

Innanzitutto consentimi di salutare Giuseppe.

Ti riallego il tuo file sul quale ho apportato qualche piccola modifica.

1) Ho aggiunto un foglio sul quale ho copiate CATEGORIE, GENERE e PRODOTTI.

2) Ho rimosso i duplicati di tali dati

3) In foglio Ricerche ho modificato la Convalida dati delle celle in modo che ora non hai né doppioni né spazi vuoti

Fai sapere se era questo che volevi.

P.S. Qualora dovessi aggiungere sul foglio3 altri dati occorre adeguare la definizione dei nomi.

P.P.S. Il file l'ho salvato come Excel 2007 in quanto salvandolo come 2003 mi diceva che avrei perso delle funzionalità. Penso che non avrai difficoltà a riportare il tutto sul 2003 per l'Ufficio

alfrimpa, 26/03/2015 10:41:

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Ciao Sby79

Innanzitutto consentimi di salutare Giuseppe.

Ti riallego il tuo file sul quale ho apportato qualche piccola modifica.

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Grazie mille per il tuo aiuto!
Il problema è che i dati inseriti non sono che una minima parte di quelli che andrò a mettere, avevo pensato anche io di copiare la lista ed eliminare i doppioni ma poi dovrei rifare la procedura ogni volta e siccome questo file poi sarà probabilmente gestito da altri (che proseguiranno l'inserimento dati) dovrebbe essere automatico, se possibile.

Ciao Sby79.

Io penso che inizialmente si debba partire da una base dati (CATEGORIE, GENERE e PRODOTTI) la più ampia possibile in modo da creare (una sola volta) l'elenco dei dati univoco.

Poi, se ci saranno nuovi dati da aggiungere a tale elenco, ti ho già detto che c'è il modo di rendere dinamiche le tendine della Convalida Dati in foglio Ricerche nel senso che ogni nuova voce aggiunta verrà automaticamente inserita nelle tendine.

ciao
Anche io seguirei i consigli di Alfredo, ciò nonostante, se vuoi creare degli elenchi univoci da quella tabella, puoi ad esempio mettere in F4:
=SE.ERRORE(INDICE(Database2014!C$2:C$129;CONFRONTA(0;INDICE(CONTA.SE(F$3:F3;Database2014!C$2:C$129&""););0));"")

trascinandola in basso avrai le varie CATEGORIE, trascinandola a destra avrai GENERE (in G) e PRODOTTO (in H).

Proverò ad inserire più campi ma il problema è che i dati che ho inserito ad oggi fanno riferimento a circa 5/6 fatture e di fatture da inserire ce ne saranno circa 1000..quindi diventerà un DB molto ampio. E' probabile che, una volta consegnato il "modello" sarà qualcun altro ad inserire i dati, per questo volevo renderlo automatico. Però posso semplicemente dire che finchè il DB non sarà concluso e non saranno inserite tutte le fatture non si potranno eseguire interrogazioni.

Come si fa invece a rendere dinamiche le tendine?

Grazie mille della disponibilità, io non è che sia molto ferrata...

Buona sera, Sby.
Solo come alternativa.

Tre pulsanti:
-    Categoria
-    Genere
-    Prodotto

Selezionando una "Categoria" verrà selezionato l'elenco dei "Genere" corrispondente; successivamente, selezionando il "Gerere", verrà selezionato l'enco dei "Prodotto" corrispondente.

Cerco di spigarmi:
selezinando la "Categoria":
-    BEVANDE
nel Menu "Genere", verrà proposto solo l'elenco:
-    ACQUA
-    ALCOLICI
-    ARANCIATA
-    BIBITE
-    BIRRA
-    THE
selezinando il "Genere":
-    BIRRA
nel Menu "Prodotto", verrà proposto solo l'elenco:
-    BIRRA CORONA
-    BIRRA HEINEKEN
-    BIRRA MORETTI

Questo dovrebbe facilitare la selezione del Prodotto da valutare.

Dovremmo necessariamente scrivere qualche riga di Codice VBA, ma, a conti fatti, il risparmio di tempo dovrebbe essere innegabile.


A disposizione.

Buona serata.

Giuseppe

P.s. Questa risposta l'avevo inviata questa mattina, ma, mi accorgo solo ora che l'invio non è andato a buon fine.

sby79, 26/03/2015 16:20:

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Come si fa invece a rendere dinamiche le tendine?

Grazie mille della disponibilità, io non è che sia molto ferrata...

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Ciao Sby79

Solo per rispondere alla tua domanda (per il resto affidati a GiuseppeMN e sei in ottime mani) ti dico che devi andare in Gestione Nomi -> Nuovo Nome scrivi il nome e nella casella "Riferito a:" scrivi la seguente formula:

=SCARTO($A$1;0;0:CONTA.VALORI($A$1:$A$1000):1)

nel presupposto che i dati siano da A1 a seguire e che non vi siano righe vuote (questo è importante).

Ci avevo pensato anch'io a questa idea, ma poi mi sono resa conto che era fuori dalla mia portata. Non saprei come integrare il Visual Basic con il mio file excel, e poi loro usano una versione vecchia di Excel e non so se sarebbe compatibile.
La cosa importante però sarebbe proprio riuscire a rendere automatica l'azione inserimento dato (quindi categoria+genere+prodotto+ kg/lt ecc ecc) con aggiornamento del menu a tendina in modo che quel dato appaia solo se non è già stato inserito come voce (e venga invece sempre conteggiato ai fini del calcolo del costo totale, kg totali...)

Altrimenti dirò semplicemente che prima si finisce il DB e poi si fanno le interrogazioni sul menu a tendina.

Grazie mille per il vostro supporto!!

Solo una domanda: come faccio (e come hai fatto tu nel file che mi hai gentilmente mandato) a togliere le celle vuote?

ninai, 26/03/2015 12:34:

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ciao
Anche io seguirei i consigli di Alfredo, ciò nonostante, se vuoi creare degli elenchi univoci da quella tabella, puoi ad esempio mettere in F4:
=SE.ERRORE(INDICE(Database2014!C$2:C$129;CONFRONTA(0;INDICE(CONTA.SE(F$3:F3;Database2014!C$2:C$129&""););0));"")

trascinandola in basso avrai le varie CATEGORIE, trascinandola a destra avrai GENERE (in G) e PRODOTTO (in H).

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Non ho capito molto...
al posto di C$2:C$129 posso mettere il nome che ho dato alla colonna, ovvero CATEGORIA? così vale per tutti i campi che andrò ad inserire.
F$3:F3 per cosa sta?


Scusate ma sono un pò arrugginita su excel..

sby79, 26/03/2015 17:02:

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Solo una domanda: come faccio (e come hai fatto tu nel file che mi hai gentilmente mandato) a togliere le celle vuote?

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Ciao Sby

In maniera molto semplice: quando ho copiato i dati sul foglio3 ho eliminato le righe vuote. Tutto qua.

Solo per completezza:

sby79, scrive:

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loro usano una versione vecchia di Excel e non so se sarebbe compatibile.

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direi proprio di si.
Ho sviluppato il File con Excel 2000; dovrebbe essere perfettamente fruibile con Excel 2003

La struttura sarebbe questa:

Bellissimo! Ma come dicevi, questo sarebbe Visual Basic?
E questo sistema si aggiorna in automatico inserendo nuovi record nel foglio Database2014?
Sono in grado di rifarlo?

Buona giornata, sby79.
sby79, scrive:

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... questo sarebbe Visual Basic?

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questa è solo un'opportunità fornita da VBA.
Potendo decidere, sceglierei UserForm, consente lo stesso risultato ma con l'ausilio di una Maschera di inserimento delle opzioni.
Quello proposto è l'approccio più intuitivo.

sby79, scrive:

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E questo sistema si aggiorna in automatico inserendo nuovi record nel foglio Database2014?

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La "manina" umana è sempre utile; in questo caso indispensabile.
Il tutto si basa su una tabella come quella proposta in allegato.
Considera che, per completarla, ho impiegato meno di 1 ora (e mi sono anche divertito!).

Visto che non sono un grande esperto alimentare, non sono riuscito a collocare i "Genere":
-    ANTIPASTI
e
-    INSALATA
Li ho collocati dopo l'ultimo Record definito in modo completo.

La tabella è ordinata per:
1    Categoria
2    Genere
3   Prodotto
ma la sequenza non è fondamentale. Voglio dire, è possibile inserire nuovi Record indipendentemente dalla posizione della Categoria; se si aggiunge un nuovo Record "Bevande" dopo l'ultimo Record, il nuovo Record sarà gestito tranquillamente.

sby79, scrive:

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Sono in grado di rifarlo?

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Confidando nella tolleranza dei Moderatori, potrei inviarti il File già compilato; in questo modo, l'unico compito che rimane da svolgere sarebbe quello dell'aggiornamento della Tabella.
A questo proposito, avrei valutato la possibilità di scegliere la selezione in funzione dell'anno di fatturazione; questo dipende dal tipo di gestione che si desidera ottenere.
Servirebbe un nuovo "Pulsante", ma, la selezione sarebbe più mirata.


A disposizione.

Buon lavoro.

Giuseppe

Cavoli, sono senza parole!
Non ho capito proprio tutto quello che hai scritto...praticamente si fa una tabella compilata a mano come quella che mi hai allegato (oppure posso copiare e incollare l'originale togliendo i duplicati?) e - non so bene come - si ha il menu a tendina "gerarchico" per cui in base alla CATEGORIA si restringe il campo di scelta di GENERE e PRODOTTO.
Quando io poi nel mio DB di partenza inserisco nuovi prodotti devo inserire le nuove voci nella tabella? Mentre se erano già presenti non vengono duplicate?

Scusa, forse se lo avessi sotto mano potrei capire meglio...però se è un problema lascia perdere, provo a "giocare" con i metodi suggeriti dagli altri e vedo cosa salta fuori.

Grazie mille comunque per il tempo che mi hai dedicato, davvero.

Ciao
Salutando Giuseppe e premettendo che la soluzione VBA è quella che meglio si presta a questo tipo di problematica, ti allego file con soluzione tramite formule e nomi dinamici, per convalide univoche multiple e dinamiche.

Le fomule sono simili a quella proposta prima, solo che nel caso di GENERE e PRODOTTO, tiene conto dei criteri di scelta precedenti:

pertanto:

per la categoria:
=SE.ERRORE(INDICE(Database2014!C$2:C$129;CONFRONTA(0;INDICE(CONTA.SE(F$3:F3;Database2014!C$2:C$129&""););0));"")

per il genere:
=SE.ERRORE(INDICE(Database2014!D$2:D$129;CONFRONTA(0;INDICE(CONTA.SE(G$3:G3;Database2014!D$2:D$129&"")+(Database2014!C$2:C$129<>$B$4););0));"")
per il prodotto:
=SE.ERRORE(INDICE(Database2014!E$2:E$129;CONFRONTA(0;INDICE(CONTA.SE(H$3:H3;Database2014!E$2:E$129&"")+(Database2014!D$2:D$129<>$C$4););0));"")


ho ridefinito i nomi da te precedentemente previsti, rendendoli dinamici con la funzione SCARTO().

sby79, 26/03/2015 17:05:

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Non ho capito molto...F$3:F3 per cosa sta

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é per evitare i doppioni tramite il conta.se(), se sono presenti nella parte precedente della lista li esclude


ti allego file:

Buona giornata, sby79;
ti leggo solo ora.

sby79, scrive:

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... praticamente si fa una tabella compilata a mano come quella che mi hai allegato (oppure posso copiare e incollare l'originale togliendo i duplicati?)

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Esattamente; ma non a mano, posso dirti come ho fatto io:
-    dal Foglio di lavoro Database2014 ho copiato le Colonne:
    -    C (Categoria)
    -    D (Genere)
    -    E (Prodotto)
nel Foglio di lavoro
-    RICERCA partendo dalla Colonna "AA", ma, è possibile decidere di posizionare la Tabella in un Range più appropriato.
-    ho eliminato i duplicati
Fino a questo punto tutto in automatico.

sby79, scrive:

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... non so bene come - si ha il menu a tendina "gerarchico" per cui in base alla CATEGORIA si restringe il campo di scelta di GENERE e PRODOTTO.

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Qui intervengono gli "Eventi" in VBA.

sby79, scrive:

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Quando io poi nel mio DB di partenza inserisco nuovi prodotti devo inserire le nuove voci nella tabella? Mentre se erano già presenti non vengono duplicate?

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La "manina" umana serve solo se si vuole evitare il Copia, Incolla senza duplicati; basta aggiornare la Tabella con i nuovi Record solo se non già presenti nella Tabella.

La tabella è ordinata per:
1    Categoria
2    Genere
3   Prodotto
ma la sequenza non è fondamenatale.
Voglio dire, è possibile inserire nuovi Record indipendentemente dalla posizione della Categoria; se si aggiunge un nuovo Record "Bevande" dopo l'ultimo Record, il nuovo Record sarà gestito tranquillamente.

In allegato il File con il quale ho esguito i Test; buon divertimento.

In realtà in VBA, i Codici,  potrebbero essere semplificati; quello che mi ha portato a scriverli in questo modo, sono le Righe vuote presenti nel Foglio di lavoro:
-   Database2014

Poi vedi Tu.


A disposizione.

Buon lavoro.

Giuseppe

Oggi non è giornata!

Sto facendo tutto in fretta e la fretta è una cattiva consigliera.

Mi sono accorto solo ora che il File che ho allegato non era esattamente quello che dovevo inviare.

In sostanza ho inviato un File nel quale, all'apertura, ho imposto di selezionare un Foglio di lavoro ("SCELTE") che, un attimo prima avevo rinominato ("RICERCA")

Invio il File corretto, e mi scuso del refuso.

Giuseppe

Ciao Giuseppe

Ho scaricato il tuo file e, per quel che posso capire, funziona a meraviglia (ma su questo non avevo dubbi

Ovviamente l'ultima parola spetta a Sby79

Grazie Alfredo.
Ero preoccupatissimo.
Ora posso dormire il sonno dei giusti!


Buona serata.

Giuseppe

Non c'è di che

Sogni d'oro

P.S. Sul problema di cui abbiamo discusso privatamente ho forse trovato la soluzione; domani la provo e se va bene te ne renderò conto immediatamente.

Ciao Giuseppe,
grazie mille per il tuo aiuto (e grazie a tutti quelli che mi hanno risposto!); mi sembra che vada benissimo. Lunedì provo ad inserire nuovi record e vedo come si comporta. Ho soltanto due ultime domande:
C'è un limite di celle che è possibile inserire? Perchè - come anticipavo - ce ne saranno molte altre..
Se volessero cambiare il colore delle celle, come posso fare? Ho visto che si può cambiare la cella CATEGORIA per esempio, ma non il menu a tendina.

Grazie di tutto, spero che possa servire anche ad altri utenti.

Buon week end!

Buona sera, Sby;

sby79, scrive:

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C'è un limite di celle che è possibile inserire? Perchè - come anticipavo - ce ne saranno molte altre

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Non dovrebbero esserci problemi; se riscontri problemi, risolviamo assieme.

sby79, scrive:

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Se volessero cambiare il colore delle celle, come posso fare? Ho visto che si può cambiare la cella CATEGORIA per esempio, ma non il menu a tendina.

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Il colore dei menu a tendina (ComboBox) può essere modificato.

Se questa può essere una soluzione accettabile, sistemiamo anche questo aspetto.


A disposizione.

Buona serata e buon fine settimana.

Giuseppe

Buona giornata, a Tutti;
oggi sono un pò più sereno e ritengo opportuno e doveroso ricordare che, per questa soluzione, ho preso spunto da una proposta fatta da by sal (che saluto) in una precedente Discussione:
http://freeforumzone.leonardo.it/d/6819724/Da-Combobx-a-casella-convalida-dati-elenco/discussione.aspx

Credo che questo sia lo spirito giusto di Forum, fare tesoro di tutte le soluzioni proposte adattandole alle varie situazioni contingenti.

Tanto è dovuto.



A disposizione.

Buon fine settimana.

Giuseppe

Buongiorno Giuseppe,
ho provato ad inserire nuovi dati nel file e sembra funzionare tutto bene, l'unico "problema" è che ogni volta che apro il file la macro è disattivata e devo attivarla; non è un grosso problema per me ma mi chiedevo se non fosse possibile attivarla in automatico. Questo perchè per esempio in ufficio non si riesce a far funzionare la ricerca, esce il solito comando "Avviso di protezione - Macro e controlli ActiveX" e dopo aver cliccato su "Attiva il contenuto" esce "Errore di run-time'9' Indice non incluso nell'intervallo" :(
Può dipendere dalla vecchia versione di Excel?

Buon pomeriggio, Sby;

sby79, scrive:

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ogni volta che apro il file la macro è disattivata e devo attivarla;

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ogni versione di Excel ha un diverso sistema di protezione della Macro.
Ad esempio per Excel 2000, ma, presumo anche per Excel 2003, questa mi sembra di ricoradre sia le Versione che utilizzate in Azienda, la procedura è la seguente:
-    Strumenti
    -    Macro
        -    Protezione
A questo punto si apre un Menu che propone tre alternative:
-    Elevata. saranno eseguite solo macro con firma digitalee provenientida fonti attendibili. Le macro prive di firma digitale saranno disattivate automaticamente.
-    Media. Sarà possibile decidere se eseguire macro potenzialmente pericolose
-    Bassa (scelta non consigliata). Non verrà attivata alcuna protezione contro macro potenzialmente non sicure. Utilizzare questa impostazione solo se si dispone di un programma antivirus o se i documenti da aprire possono essere considerati sicuri.

Selezionando una delle tre opzioni e premendo il Pulsante OK, si attiverà la procedura selezionata.

sby79, scrive:

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mi chiedevo se non fosse possibile attivarla in automatico. Questo perchè per esempio in ufficio non si riesce a far funzionare la ricerca, esce il solito comando "Avviso di protezione - Macro e controlli ActiveX" e dopo aver cliccato su "Attiva il contenuto" esce "Errore di run-time'9' Indice non incluso nell'intervallo"

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Quello che farei è un controllo sul tipo di protezione attiva nel/nei PC dell'Ufficio.
Attivando la Protezione:
-    Media
proverei a caricare il File e, dopo aver risposto positivamente alla richiesta di "attivare le macro", verificherei se ancora permane il problema di:
-    "Errore di run-time'9'"
In alternativa, anche se personalmente lo sconsiglio, potresti attivare la Protezione:
-    Bassa
In questo modo, all'aperturael File, non verrà più chiesta la conferma di attivazione delle macro; le macro saranno attivate automaticamente.

Questo è quanto mi sento di consigliarti, poi, sono/Siamo sempre quì.


A disposizione.

Buon Lavoro e buona serata.

Giuseppe